איך לנהל את הזמן היקר שלכם?

מה מונע מכם לנהל את הזמן בתבונה ומהם המחסומים הרגשיים שגורמים לו לזלוג? איך לנהל את הזמן היקר שלכם ולהימנע מדחיינות ורעות חולות אחרות?

לפניכם כמה מחשבות על ניהול זמן ועל המחסומים הסאבלימינליים שמפריעים לנו לנהל את הזמן ביעילות:  הזמן נותר לעולם קבוע, אבל התפיסה שלנו אותו משתנה: כאשר אנו מתפקסים עליו הוא מאט, כאשר אנחנו מפנים לו כתף קרה הוא רץ מהר. האשליה שלנו גורמת לנו לחשוב שהוא משהו משיש. אנחנו מארגנים אותו, מחלקים אותו, נותנים חלק ממנו לאחרים, לפעמים מרגישים שהוא יקר, פעמים אחרות מבזבזים אותו חופשי. חוק מרפי אומר : "תמיד ייקח לך יותר זמן ממה שחשבת, אפילו אם לקחת את החוק הזה עצמו בחשבון...

ניהול זמן: מהם המחסומים הפנימיים?

אם אתם מרגישים שאתם מנסים לנהל את מיומנויות ניהול הזמן שלכם, לשפר את האפקטיביות האישית והארגונית ואתם מרגישים שעדיין חסר לכם משהו ייתכן שהמחסומים שלכם הם פנימיים: דחיינות, קושי לקבל החלטות מהירות, קושי להתבונן על לחשוף חלופות/ אופציות טובות יותר , קושי לעבוד בצוות, וקושי בארגון המטלות הזמן והמרחב.

הקושי לומר לא

'כן' – היא מלה מסוכנת לניהול זמנכם. למדו לומר 'לא': שתי אותיות בלבד, הברה אחת, יחד עם זאת, הכי קשה לומר אותה או שאנחנו לא יודעים כיצד. למדו לטפח אסרטיביות ותחושה של קונטרה-מבפנים – למדו לסרב גם לאוטוריטה כשצריך. יש בזה משהו מאוד פרודוקטיבי ומשחרר.

עצמאות: נסיון להמציא את הגלגל

הרבה מאוד אנשים מנסים להמציא את הגלגל בעצמם, במקום להתיישב ולחשוב על פרוצדורות שניתן היה לעשות באופן אוטומטי. כך הם ממציאים בעצם את כל התהליך מחדש כל פעם. נסו לחפש פרוצדורות שכבר עבדו לאנשים אחרים, חקרו סיפורי הצלחה של אחרים וחקו אותם במקום להתחיל לבנות "טכנולוגיה" מחדש. נסו גם לאתר מהלכים שכבר הפעלתם בעצמכם בעבר והפכו אותם לשבלונות.

קושי לראות את התמונה הגדולה

יש אנשים שלא לוקחים זמן כדי להסתכל על התמונה הגדולה. לא משנה מהו עיסוקכם, תמיד חשוב שלא להיתפס בהלך הרוח של "לעשות" דברים - ולראות בזמן החשיבה בזבוז זמן "כיוון שיש לי כל כך הרבה דברים לעשות". כדאי תמיד, על בסיס קבוע, לקחת צעד לאחור, כדי להעריך את התמונה הגדולה של החיים. את הקריירה, את הפרויקט הנוכחי או כדי לתכנן את הצעדים הבאים לפני שצוללים אל המטחנה היום יומית. זה בדיוק עושה את ההבדל בין להיות עסוק, ובין להיות אפקטיבי,

קושי לתעדף

מרבית רשימות הTO DO LIST לא עובדות, כיוון שהן ארוכות מדי או קצרות מדי, ללא סדרי עדיפויות. הן מורכבות או פשוטות מדי, כתובות בפורמט הלא נכון, או במדיום הלא נכון עבור המשתמשים שלהן.  ואף על פי כן - רשימת TO DO LIST שמותאמת ככפפה לצרכים ולסגנון שלכם, עשויה להיות כלי אפקטיבי לתכנן, לתעדף, לחסוך זמן ולהגדיל אפקטיביות.

מתח וחרדה

שומרים את האינפורמציה בתוך הראש שלכם? אל תעשו את זה. ניסיון לזכור מטלות רק מעמיס עליכם מתח ולחץ נפשי. יותר גרוע, אתם תשכחו חלק מן המטלות לבטח. האם תהיו עסוקים? כן, אבל האם תהיו מרוכזים, מפוקסים מספיק על הדברים החשובים, לא בטוח.

דחיינות

ההגדרה הבסיסית לדחיינות היא להניח את הדברים שצריכים להיעשות עכשיו למועד מאוחר יותר. זה קורה לנו כל הזמן, פעם אחר פעם. יחד עם זאת, מה שעושה את ההבדל בין הצלחה עסקית לכישלון עסקי, היא היכולת להבחין בסיבות הפנימיות והחיצוניות לדחיינות לפני שההרגל הזה משתרש וקונה לו אחיזה בארגון. הסיבות לדחיינות עלולות לנבוע מהיעדר מטרות ברורות, הערכה לא נכונה של קושי המשימות, סטנדרטים לא ברורים לגבי התוצאות, הרגשה שהמשימות  מעורפלות מדי, חוסר יכולת לקבל החלטות, פחד מכישלון או פחד מהצלחה, ופרפקציוניזם.

משאב הזמן הוא קבוע ואינו רברזיבלי

לסיכום:  משאב הזמן הוא קבוע ואינו רברזיבלי: שום דבר לא יכול להוות תחליף לזמן. גרוע מכך, ברגע שהוא מבוזבז, אי אפשר לתבוע אותו בחזרה. מנהיגים לא יכולים לעצור את הזמן, הם לא יכולים להאט אותו, הם לא יכולים להאיץ אותו, לפיכך הם מבינים שאת הזמן נדרש לנהל באופן אפקטיבי מצד שני, ניתן להפוך לפנאטי על ידי בנייה של גיליונות אלקטרוניים לניהול זמן, יצירת תיקיות ורשימות מתועדפות, מטלות צבועות בצבעים שונים, כך שבאופן הזה תבזבזו יותר זמן על ניהול הזמן. בנוסף לכך הטכניקות לניהול זמן, הופכות יותר מורכבות, עד כדי כך שלבסוף תוותרו ותחזרו לשיטות בזבוז הזמן הידועות. מה שרוב האנשים צריכים למעשה לעשות הוא לנתח כיצד הם מבלים את הזמן שלהם וליישם שיטות ספורות בודדות לחיסכון בזמן.