מדוע למזכירת המנכל יש מעמד גבוה יותר משאר העובדים?

ניהול עובדים הוא רכיב אינטגרלי בעבודתם של מנכלים. ובמסגרת זו הם   מוצאים את עצמם נדרשים לנהל כפיפה מזן קצת אחר: המזכירה, שבחלק מן הארגונים נקראת היום גם "עוזרת אישית". מהם האתגרים בניהול כפיפה זו?

טיב היחסים בין המנכ"ל ומזכירתו

על אף שמבחינה משפטית רשמית מעמדה זהה ליתר העובדים האחרים, הרי שתנאי השטח הופכים את יחסי העבודה ביניהם לייחודיים. יועצים ארגוניים יאמרו שטיב היחסים בין המנכ"ל ומזכירתו משחקים תפקיד משמעותי באקלים הארגוני, והמחמירים יוסיפו ויאמרו כי יש לאלו השלכה אפילו על הצלחת המנכ"ל ועל ביצועי הארגון כולו. מנהלי משאבי אנוש יאמרו כי קשה מאוד לאייש את משרת מזכירת המנכ"ל, אפילו יותר ממשרות ניהול בכירות בארגון. על תופעות בעייתיות בהקשר הזה ניתן למנות בין השאר מזכירה שמשגיחה על הבוס שלה 'חזק כמו אמא' ומפריעה לזרימת המידע, מנכ"ל שמגביל את מזכירתו למטלות טכניות בלבד, מזכירה צייתנית מדי שאינה מעזה לשקף למנהלה את הרחשים בשטח ועוד.

עוזרת אישית למנכ"ל היא עובדת מזן אחר

על אף מרכזיות היחסים מנכ"ל-מזכירה, דומה כי ההתייחסות לנושא הזה נדחקת לשוליים. מדובר  ביחסי זוגיות צמודה מן העולם הארגוני ומנהלים רבים נוהגים לכנות את מזכירתם 'אשתי השנייה'. המזכירה היא העובד הכי קרוב למנהל והאינטראקציה ביניהם, מעצם הגדרת תפקידה, מולידה מעין אינטימיות כפויה כאשר מעבר ללוח הזמנים והעיסוקים שלו היא גם לומדת להכירו מקרוב על כל חולשותיו, כישלונותיו ואכזבותיו.

ניהול עובדים כיחסי זוגיות

יש המון בדידות בצמרת כאשר מול הסביבה החיצונית מנכ"לים נדרשים בשעות מצוקה להחזיק פאסון ולשדר סולידיות. קרוב אליהם יושבת המזכירה, על משרת אמון ומעורבת יותר בתהליכים בארגון, גם אם לא בהחלטות העסקיות עצמן. אם זו ניחנה באינטואיציה וברמת אינטליגנציה גבוהה הרי שהמנכ"ל יוכל להפיג איתה מעט מבדידותו, להתייעץ איתה, לשטוח בפניה לחצים ומתחים, ולשאוב ממנה תמיכה בשעת הצורך. בעולם דינמי שבו עובדים זזים יותר במהירות ומחפשים ערכים כמו הגשמה עצמית, המקום של המזכירה יוצר מעצם הגדרתו פוטנציאל נאמנות ויציבות. אם מנכ"ל יבחר להתייחס אליה ברובד הרגשי כאל אשת סוד או כאל פקידה עם תפקידים אדמיניסטרטיביים מוגבלים - זה כבר תלוי מאוד בסגנון הניהולי שלו.

מנכךלים מרגישים חשופים מול הכפיפה שלהם

לא פשוט להיות חשוף כפי שאתה מול אדם אחר - על אחת כמה וכמה כשמדובר בכפיף שלך. יתר על כן, השקיפות במערכת היחסים בין המנהל למזכירה מונחת שם כבר בתחילתו של הקשר, עוד בטרם התבססו ביניהם יחסי האמון והביטחון. מנהלים שחוששים מהחשיפה הזו ומתקשים להיות חשופים בפני מזכירתם, ינסו להרחיק אותה מהם, יתקשו להעביר לה את הסמכות לניהול חלקים מעולמם, ישתמשו בה כ'פועל שחור' ויניחו לה לבצע עבודות שוליות וחסרות משמעות. את הביטוי הקלאסי לכך רואים בסרטים ובחיים עצמם - המזכירה שמסדרת את ציפורניה בעוד שולחן המנכ"ל קורס תחת עומס ניירת. האינטימיות הזו עלולה ליצור חרדה אצל מנכ"ל, כיוון שקרבת היתר אל המזכירה עלולה להיות, בפוטנציה, מנוצלת לרעה.

האבולוציה במעמדה של המזכירה

ללא ספק מעמד המזכירה השתנה בעשור האחרון. היום נדרשת ממנה רמה מקצועית יותר גבוהה ופחות קירבה אישית ותמיכה רגשית למנכ"ל ולו מן הסיבה שלזה האחרון יש היום כבר די הרבה אנשים שממלאים פונקציות של תמיכה, ייעוץ או אימון אישי. טרנד היועצים הפך את המנכ"ל פתוח ונגיש יותר גם לכפיפים האחרים בארגון, כאשר המזכירה משמשת פחות כגורם מתווך או כגורם עוצר בין העובדים למנכ"ל. למעשה, לנוכח ריבוי היועצים מסביב למנכ"ל, המזכירה איבדה קצת ממעמדה הרגשי אבל מצד אחר הכישורים שנדרשים ממנה היום עלו לאין ערוך ואיתם גם שכרה ותנאי עבודתה. מזכירה חייבת היום להיות רב תחומית בכישוריה, למשל לשלוט במספר שפות, להחזיק בתואר אחד או שניים, להפעיל ברמה גבוהה תוכנות מחשב, לנהל תכתובת אינטליגנטית עם לקוחות ועוד. השינוי הזה במעמד המזכירה דווקא משחרר את אותם מנהלים שחוששים להיפתח עד הסוף בפני מזכירתם ומותירים את מערכת היחסים בינו ובינה קורקטית ומקצועית, כמו עם כל עובד אחר

ניהול עובדים: מזכירה  לעומת עוזר אישי

איך השינוי הזה במעמד המזכירה מסביר את צמיחתם של תפקידים חדשים כמו 'עוזרת אישית'? – למעשה זהו סוג של אבולוציה במשרות האמון מסביב למנכ"ל. מסתבר שמנכ"לים לא ויתרו על הצורך שלהם בסביבה תומכת גם מבית. עם ביטול התפקיד המסורתי של המזכירה כאשת סוד, ועל אף הקושי בחשיפה, התרחבו משרות אמון וכך גם צצו איתם טייטלים ומקצועות חדשים כמו 'עוזר אישי', 'מנהלת לשכה', 'מנהלת אדמיניסטרטיבית'